Transfer Persediaan: Identifikasi dan mitigasi selisih

Semenjak diterapkannya sistem akuntansi akrual pada pelaporan keuangan pemerintah, keterkaitan antar sistem mulai terlihat. Persediaan yang sebelumnya secara sederhana di sajikan di neraca dengan berdasarkan hasil opname fisik di gudang dan selesailah penyajian persediaan di neraca yang memang secara nilai bukan suatu yang imaterial dalam komponen laporan keuangan. Namun, akhir-akhir ini rupanya mendapat perhatian lebih yang mungkin disebabkan karena mempunyai dampak pada elemen laporan keuangan lain seperti laporan realisasi anggaran, laporan operasional dan laporan perubahan ekuitas. Keandalan penatausahaan persediaan yang dilakukan melalui aplikasi persediaan pun dituntut lebih mumpuni karena akan sangat terlihat pengaruhnya bagi ketiga laporan dimaksud. Salah satu hal yang menjadi isu hangat adalah adanya transfer masuk dan transfer keluar persediaan yang diindikasikan berpotensi terjadi selisih yang akan "mengganggu" saldo ekuitas. Berikut ini sekilas ulasan trasfer masuk dan keluar persediaan utamanya terkait potensi permasalahan, indikasi penyebab, upaya mitigasi resiko yang dapat dilakukan.

Persediaan - Laporan Operasional (LO) - Laporan Perubahan Ekuitas (LPE)

Dalam PMK 181 tahun 2016 tentang Penataushaan BMN, persediaan dicatat menggunakan  metode  perpetual, yaitu pencataan persediaan dilakukan setiap terjadi transaksi yang mempengaruhi persediaan (perolehan  dan  pemakaian). Pencatatan barang persediaan dilakukan berdasarkan satuan barang yang lazim  dipergunakan untuk masing-masing jenis barang atau satuan barang lain yang  dianggap paling  memadai dalam pertimbangan materialitas dan pengendalian pencatatan. Pada akhir periode pelaporan, catatan persediaan disesuaikan dengan  hasil inventarisasi fisik. Transaksi persediaan dimaksud dapat berpengaruh baik pada neraca, lra, LO, dan LPE. Pemahaman dalam mengidentifikasi setiap transaksi dan pengaruhnya terhadap laporan keuangan akan menjadi hal penting untuk menverifikasi permasalahan penatausahaan persediaan. Jurnal kirim yang dihasilkan dari aplikasi persediaan menjadi bahan baku untuk masuk dalam neraca percobaan yang aplikasi saiba melalui aplikasi simak bmn yang akan diproses dan disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Berikut ini mapping identifikasi transaksi persediaan (masuk dan keluar) terhadap laporan keuangan:

Transaksi Masuk	Neraca	LRA	LO	LPE
1.  Saldo Awal	√			√
2.  Pembelian	√	√
3.  Transfer masuk	√			√
4.  Hibah Masuk	√		√
5.  Rampasan	√		√
6.  Perolehan Lainnya	√		√
7.  Reklasifikasi Masuk	√			√

Transaksi Keluar	Neraca	LRA	LO	LPE
1.   Pemakaian	√		√
2.   Transfer keluar	√			√
3.   Hibah Keluar	√		√	√
4.   Penyerahan/Dijual Kepada Masyarakat/Pemda	√		√
5.   Pemakaian untuk Tujuan Strategis/berjaga-jaga	√		√
6.    Penyerahan dari Belanja Bansos	√		√
7.    Usang	√		√
8.    Rusak	√		√
9.    Penghapusan Lainnya	√			√
10.  Reklasifikasi Keluar	√			√

Transfer masuk dan keluar persediaan
Transfer masuk dan keluar persediaan merupakan pemindahan status kepemilikan persediaan dari suatu entitas (satker) ke satker lainnya dalam lingkup pemerintah pusat. Bagi satker pemberi, transaksi transfer akan berdampak pada saldo neraca dan ekuitasnya karena berpindah ke satker lain. Namun, perlu diperhatikan bahwa perubahan saldo ekuitas yang terjadi karena transfer persediaan akan saling mengeliminasi pada saat kompilasi dilakukan di tingkat pemerintah pusat. Sebagai antisipasi, kementerian/lembaga selaku entitas pelaporan yang mengkompilasi seluruh satker dilingkupnya perlu memastikan bahwa saldo transfer masuk dan keluar persediaan antar satker di lingkupnya (K/L) sudah saling mengeliminasi sehingga sudah tidak ada selisih lagi.

Mengantisipasi saldo ekuitas agar tidak selisih bukanlah hal mudah terutama ketika melibatkan banyak pihak dan jenis barang yang jumlahnya banyak. Berbagai permasalahan sering muncul dalam pelaksanaan penatausahaan transfer persediaan, antara lain:

• Outstanding persediaan  -> lama sampe

Persediaan yang dikirimkan dari satu satker ke satker lainnya seringkali memerlukan waktu yang cukup lama. Gap waktu ini sebenarnya sudah disadari oleh masing-masing satker, namun sering dijumpai kesulitan yang dialami dalam hal rekonsiliasi jumlah dan nilai yang dibukukan antar satker. Satker pemberi sering sudah membukukan ttansaksi transfer keluar dan disisi lain satker penerima belum membukukan tranfer masuk di daftar barangnya. Selain itu sering dijumpai bahwa pembukuan satuan atas barang yang diterima berbeda dengan satuan yang dibukukan satker pemberi. Kondisi ini menjadikan adanya barang persediaan yang tidak dicatatkan dalam periode waktu pengiriman. Tak ayal lagi hal ini tak luput dari perhatian pemeriksa untuk digali lebih dalam mengenai pengendalian entitas yang dilakukan.

• Human error -> manual

Sistem persediaan yang selama ini dipake memang perlu diakui dilakukan secara manual yaitu dengan melakukan perekaman sesuai dokumen yang diterima. Ketelitian jadi tantangan dalam proses input terlebih ketika mengahadapi jumlah barang yang banyak dengan jenis yang beranekaragam. 

• Sistem pengukuran persediaan yang digunakan 

Kebijakan yang diterapkan dalam pencatatan persediaan menggunakan harga perolehan terakhir untuk persediaan yang sifatnya tidak materiil. Melalui sistem ini, dimungkin adanya perbedaan nilai transfer keluar pada satu satker yang kemudian akan menjadi transfer masuk bagi satker penerima. Untuk mendapat gambaran lebih detail, berikut ini ilustrasinya:

• Sistem manajemen pergudangan dan pendistribusiannya

sistem yang sering ada dalam praktek penyimpanan dan pendistribusian persediaan biasanya bersifat top down. Gambaran sederhananya kantor pusat melakukan pengadaan kemudian disimpan dalam logistik yang selanjutnya didistribusikan kepada satker tujuan. Titik krusial yang dapat berpengaruh pada ketidaksinkronan transfer masuk keluar dapat terjadi antara lain:

- Pada saat input barang yang dibeli (sering terjadi jumlah, harga dan jenis persediaan tidak sesuai antara dokumen, fisik barang, dan inputan dalam aplikasi persediaan

- pada saat pengeluaran barang

Dokumen pengeluaran barang biasanya berupa surat perintah mengeluarkan barang (spmb) yang merupakan dokumen sumber inputan pada aplikasi persediaan bagi yang mengrluarkan barang. Apabila pengeluaran barang persediaan tidak dimanage dengan baik dapat berakibat tidak sinkron antara jumlah dan nilai yang tertera pada spmb

dengan semakin banyaknya gudang dan piha Terdapat kemungkinan spmb diinput 

- pada saat barang tersebut diterima satker tujuan

• Sdm

"How good its guns, it depend on man behind them" tak dapat dipungkiri bahwa semakin banyak satker yang dimiliki akan semakin sulit kontrol dilakukan. Koordinasi yang mudah diucapkan tidak semulus itu terjadi di lapangan. Tak heran banyak hadis dhoif bukan karena matan-nya (isi) namun karena perawi-nya (orang yang menceritakan) karena memang kitalah the decision makernya. Mesin hanya sebuah tools, ketika dijalankan dengan baik maka akan baik lah hasilnya. Begitupun dengan hal ini, sudah diinstruksikan agar satker segera mencatatkan segera setelah barang sampai ternyata masih belum juga dilakukan pencatatan. Satuan yang harusnya diinput box justrus diinput bijian dan lain sebagainya. 

• Lainnya

mengetahui keandalan yang berpengaruh terhadap LO dapat diketahui dari jurnal yang ditimbulkan yaitu jurnal beban ataupun jurnal pendapatan. Transaksi masuk persediaan yang menimbulkan jurnal pendapatan antara lain