lanjutan_registrasi

"Penyesalan itu di akhir, kalo di awal namanya pendaftaran". Ungkapan ini bak sebuah satire bagi kelompok kerja (pokja) registrasi yang notabene harus bersiap di awal waktu, bukan di akhir tentunya. Informasi kehadiran delegasi pada pagelaran akbar G20 Indonesia merupakan basis data yang sangat diperlukan untuk penyiapan berbagai kebutuhan. Data delegasi akan digunakan untuk penyiapan penyambutan, penyiapan ruang, penyiapan konsumsi, hotel, transportasi, dan berbagai kebutuhan lain baik yang bersifat substanstif maupun logistik. Registrasi menjadi pintu awal delegasi untuk memberikan sinyal partisipasi dalam rangkaian kegiatan G20 Indonesia. Untuk itu, pokja registrasi tentu saja harus bersiap lebih awal, jauh sebelum event digelar (hari H). Pemenuhan "Kebutuhan delegasi" menjadi salah satu "kata kunci" yang harus diperhatikan dan diutamakan. Informasi pelaksanaan event seperti waktu dan tempat event digelar, persyaratan yang harus dipenuhi delegasi dan bagaimana mekanisme registrasi sampai dengan terbitnya surat akreditasi, sangat dibutuhkan oleh calon delegasi. Fase pra-pelaksanaan dan pelaksanaan registrasi menjadi fase dengan bentangan periode yang cukup panjang yang dijalani oleh pokja registrasi. Informasi yang berhasil dirangkum seperti jumlah delegasi yang datang, status delegasi, jadwal kehadiran, tempat menginap dan berbagai informasi lainnya, akan menjadi basis data yang digunakan untuk mendukung persiapan dan pelaksanaan agenda kegiatan G20. 

Pokja registrasi merupakan bagian dari Bidang Hospitality yang diberikan amanah untuk menyusun strategi, implementasi proses registrasi dan akreditasi bagi delegasi, dan pengelolaan basis data delegasi untuk mendukung persiapan dan pelaksanaan agenda kegiatan G20 (Keputusan Menteri Keuangan Nomor 444/KMK.01/2021). Pun demikian, pokja dengan nama lengkap Registrasi dan Fasilitas Delegasi perlu memberikan support penyiapan beberapa fasilitas untuk delegasi diantaranya adalah souvenir, health kit maupun seminar kit dengan berkoordinasi dengan pokja terkait.

Dalam upaya pemenuhan berbagai kebutuhan tersebut, pokja registrasi digawangi oleh Dewa Putu Ekayana, Budi Susanto, Fazri Reza dan Annisa Ramadhanti. Aktivitas pokja registrasi sebagaimana diamanatkan dalam KMK tersebut dapat dirangkum sebagai berikut:

• Penyusunan strategi pelaksanaan tugas registrasi 
• Implementasi proses registrasi dan akreditasi bagi delegasi, 
• Pengelolaan basis data delegasi untuk mendukung persiapan dan pelaksanaan agenda kegiatan G20

Penyusunan Strategi Pelaksanaan Tugas Registrasi

Rangkaian agenda kegiatan G20 Indonesia (Finance Track) sebagian besar digelar pada tahun 2022. Satu agenda yang diselenggarakan pada akhir tahun 2021 adalah Finance - Central Bank Deputy Meeting (FCBD) dimana Bank Indonesia (BI) menjadi PIC utamanya. Penugasan G20 untuk jalur keuangan (finance track) menunjuk dua PIC utama yaitu BI dan Kementerian Keuangan (Kemenkeu). BI dan Kemenkeu saling bergantian melaksanakan penugasan agenda satu tahun presidensi G20 baik di level menteri, deputi maupun level working group. Paling tidak, terdapat empat kali pertemuan level menteri, empat kali pertemuan level deputi, dan empat kali level working group dengan beberapa jenis forum (framework working group, global partnership financial inclusion, infrastructure, sustainable finance working group, international financial architecture working group) dan berbagai seminar dan side event. Untuk mendukung terlaksanakan rangkaian agenda G20 tersebut, pokja registrasi menyiapkan strategi dan langkah dalam pelaksanaan tugas registrasi mulai dari koordinasi, pengembangan aplikasi registrasi, penyiapan mekanisme registrasi dan akreditasi delegasi.        

Pelaksanaan koordinasi antar pokja dan pihak terkait   

Tahap awal penugasan, pokja registrasi bak mulai membabat hutan. Fase ini terbilang cukup sulit dimana anggota pokja masih berburu dan merama serpihan puzzle informasi. Tim berupaya mengidentifikasi apa saja yang perlu disiapkan dan bagaimana strategi pelaksanaannya. Koordinasi pun dilakukan untuk merangkai puzzle, diantaranya: 

1. koordinasi internal Pokja, koordinasi internal ini lebih membahas apa saja yang harus dilakukan dan bagaimana penyiapannya. 
2. koordinasi internal bidang Hospitalityy, koordinasi dengan bidang hospitality ditandai dengan pelaksanaan kick off meeting untuk memperkenalkan personel dan bagaimana secara umum masing-masing pokja dapat bekerja sama untuk kelangsungan pelaksanaan tugas bidang hospitality.   
3. koordinasi dengan staf PPK, koordinasi dengan staf ppk dilakukan untuk penyiapan kebutuhan yang akan dituangkan dalam form request.            
4. koordinasi dengan Bank Indonesia, koordinasi dengan BI lebih untuk mendapatkan gambaran bagaimana pihak BI mendesain mekanisme registrasi bagi delegasi pada pelaksanaan 1st FCBD.  
5. koordinasi dengan  Kominfo, koordinasi dengan kominfo lebih kepada upaya untuk mengetahui dan mendapatkan informasi mengenai penyediaan aplikasi registrasi nasional
6. koordinasi dengan Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham), koordinasi dengan Kemenkumham lebih kepada upaya mengetahui bagaimana mekanisme pemberian visa bagi delegasi dapat dilakukan dan apakah dimungkinkan skenrio spesial dalam rangka presidensi G20 Indonesia. 

Pengembangan Sistem Aplikasi Registrasi

Diawali dengan disampaikannya administrative circular dan/atau logistic notes, dokumen yang berisi informasi pelaksanaan event G20, calon delegasi sudah dapat melakukan registrasi melalui portal yang telah disediakan. Mengingat pagelaran G20 terdiri dari banyak event yang digelar maraton selama tahun 2022, dokumen administrative circular dan/atau logistic notes biasanya disampaikan tiga puluh hari sebelum digelarnya acara. Administrative circular sendiri merupakan dokumen yang dipergunakan untuk memberikan informasi pelaksanaan suatu event kepada delegasi yang akan hadir secara fisik (offline) sementara logistics notes diperuntukkan untuk delegasi yang akan hadir secara virtual (online).  

Sistem aplikasi registrasi idealnya sudah hadir sebelum rangkaian pelaksanaan kegiatan G20 baik sherpa track maupun finance track mulai ditetapkan. Namun demikian, kondisi ideal menjadi tantangan tersendiri untuk diwujudkan. Koordinasi awal yang dijalin antar kementerian/lembaga menghasilkan suatu pandangan untuk membangun aplikasi yang dapat dipakai untuk setiap event G20 baik sherpa track maupun finance track. Tantangan menjadi semakin nyata, ketika agenda finance track pada akhir 2021 dan awal 2022 sudah mulai dekat, sementara itu pengembangan aplikasi masih belum menemui titik temu yang diharapkan. Langkah antisipatif mulai muncul untuk pemenuhan kebutuhan registrasi yang notabene mutlak diperlukan. Langkah manual registrasi melalui email sempat diwacanakan untuk dilakukan. Namun begitu, pertimbangan human error dan tingkat kerepotan yang tinggi menjadi penghalang mekanisme manual sebagai opsi yang dipilih. Rekan BI yang telah dihadapkan pada dekatnya tugas presidensi 1st FCBD pada awal Desember 2021, mengambil langkah cepat untuk melakukan pengembangan aplikasi registrasi melalui salah satu vendor aplikasi. Presidensi Finance Track memang dihost oleh dua instansi utama yaitu Bank Indonesia dan Kementerian Keuangan. Koordinasi aktif selalu dijalin untuk kesuksesan pelaksanaan tugas presidensi G20 Finance Track. Pembagian tugas presidensi juga telah ditetapkan diawal dan sampai akhir masing-masing instansi komit dalam mengemban tugas dimaksud. 

Pengalaman rekan BI dalam penggunaan aplikasi registrasi 1st FCBD menjadi kerangka pengembangan dan penggunaan aplikasi registrasi delegasi. Tibalah saat, Kementerian Keuangan menjadi host untuk presidensi G20 yang pertama kali pada awal tahun 2022 (19 Januari 2022) dengan digelarnya event level working group (Infrastructure Working Group/IWG). Diskusi dibangun antara pokja registrasi Kementerian Keuangan dengan BI yang telah mengembangkan aplikasi registrasi. Harapannya dari diskusi tersebut, Kemenkeu bisa ikut menggunakan dan melakukan penyesuaian aplikasi sesuai dengan kebutuhan mekanisme registrasi Kemenkeu.

Pihak BI welcome dengan maksud dari Kemenkeu dan menyampaikan pihak developer juga akan membantu penggunaan dan pengembangan aplikasi untuk kegiatan G20. Untuk pengembangan dapat digunakan dengan mekanisme kontrak dan kemenkeu dapat berkomunikasi dengan developer. Aplikasi yang digunakan oleh BI memang masih terus berproses diantaranya dashboard manajemen belum tersedia. Pengembangan aplikasi antara vendor dan Kemenkeu terus berjalan secara teknis untuk mencapai hasil yang diharapkan. Ada hal menarik yang bisa diambil pelajaran dalam pengembangan aplikasi ini. Sejauh mana pengembangan dilakukan, siapa yang akan menjadi pemberi kerja, dan seberapa besar nilai kontrak pengembangan belum disepakati secara jelas di awal. Pengembangan teknis ternyata tidak diiringi dengan kejelasan hubungan kerja antara vendor dan pemberi kerja. Infomasi awal mengenai penggunaai aplikasi registrasi oleh Kemenkeu ternyata hanya berlaku untuk satu event. Negosiasi ulang dilakukan antara pihak Kemenkeu dan vendor untuk memastikan kejelasan penggunaan aplikasi. Namun demikian, kendala alotnya negosiasi terkait harga pada akhirnya menjadikan kesepakatan kerjasama penggunaan aplikasi registrasi oleh Kemenkeu hanya dapat digunakan untuk satu kali event yaitu IWG. 

Hal tersebut tentu saja menjadi tantangan bagi pokja registrasi untuk menyediakan layanan registrasi pada event G20 berikutnya. Setelah langkah koordinasi dengan tim Kominfo masih menunjukkan tanda-tanda jauh dari harapan. Langkah antisipatif diambil dengan melakukan sinergi internal antara pokja registrasi, PPK, dan tim IT AV. Dalam koordinasi tersebut disepakati bahwa aplikasi registrasi akan dibangun swadaya oleh tim Kemenkeu dengan dibantu oleh pokja IT AV dan subbag PKP BKF. 

Pembangunan aplikasi ini dilakukan sebagai upaya antisipasi pelaksanaan tugas yang sudah di depan mata. Langkah ini ternyata memberikan berbagai kemudahaan dalam koordinasi dan fleksibilitas pengembangan fitur-fitur yang dibutuhkan. Jalur informasi sangat dekat memungkinkan hal tersebut dapat dilakukan. Satu poin penting juga, aplikasi yang dibangun oleh Amal dan rekan ini tidak membebani anggaran negara.  

Mengingat agenda event G20 sudah di depan mata, proses pengerjaan aplikasi-pun mau tidak mau dikerjakan secara kilat. Prosedur normal seperti penyiapan user requirement dan berbagai persyaratan pembangunan aplikasi dipangkas. Kami, tim registrasi, langsung berdiskusi mengenai kebutuhan dalam mekanisme registrasi dan diterjemahkan langsung dalam aplikasi oleh programer. Aspek prioritas menjadi hal yang kami terapkan untuk menyikapi adanya time constraint. Fitur-fitur utama seperti input data delegasi, notifikasi email konfirmasi persetujuan, lampiran dokumen akreditasi menjadi prioritas utama yang perlu diprovide.        

Strategi tersebut ternyata mampu menjadi solusi ditengah berbagai kendala yang muncul. Kebutuhan registrasi delegasi dapat dilaksanakan tepat waktu. Satu hal bonus yang diperoleh adalah apresiasi bu SMI disela-sela kunjungan persiapan 2ndFCBD dan 1stFMCBG yang disampaikan melalui LO.   

Penyiapan Mekanisme Registrasi dan Akreditasi

Pembangunan aplikasi memang mendominasi kegiatan pokja registrasi pada fase pra-pelaksanaan. Disela-sela proses tersebut, pokja registrasi mendesain proses bisnis untuk meng-capture bagaimana registrasi harus berjalan step by step. Asymetri information menjadi salah satu kendala dalam membuat desain mekanisme registrasi. Serpihan informasi mau tidak mau harus dikumpulkan dan dirangkai untuk memperoleh gambaran yang lebih nyata. Pokja registrasi menjalin komunikasi dengan beberapa pihak yang terkait yaitu Kominfo, Kemenkumham dan BI. Dari kominfo, diperoleh mengenai gambaran besar publikasi pelaksanaan presidensi dan rencana registrasi terintegrasi. BI memberikan banyak sekali lesson learnt dalam penggunaan aplikasi terutama mengenai dokumen yang harus disediakan dalam aplikasi serta bersama-sama memperbaiki aplikasi registrasi yang dibangun BI. Informasi mengenai berbagai macam jenis visa, peruntukan dan bagaimana delegasi dapat memperoleh visa menjadi insight yang luar biasa dari Kemenkumham. Persyaratan untuk dapat masuk ke Indonesia menjadi hal esensial untuk disampaikan ke delegasi untuk kelancaran proses kehadiran delegasi. Pokja registrasi menyiapkan dokumen visa recomendation letter/accreditation letter dan surat pernyataan kesediaan mematuhi protokol kesehatan yang di-attached dalam email konfirmasi. Hanya delegasi yang telah terakreditasi dan memenuhi persyaratan keimigrasian yang dapat masuk ke Indonesia untuk menghadiri rangkaian pertemuan G20.            

Implementasi proses registrasi dan akreditasi bagi delegasi

Registrasi delegasi (verifikasi dan approving delegasi)

Pada saat administrative circular dan logistics notes disirkulasikan oleh pihak presidensi kepada calon delegasi, pokja registrasi bersiap pada detik itu juga untuk melayani registrasi. Registrasi dilakukaan melalui portal yang telah diinformasikan pada kedua dokumen tersebut. Untuk kehadiran fisik (in-person), persyaratan yang perlu dipenuhi oleh calon delegasi lebih beragam dibanding dengan kehadiran secara virtual. Diantara persyaratan yang harus dipenuhi oleh delegasi in-person adalah data identitas diri termasuk passport, hasil pemeriksanaan medis berupa hasil test negatif swab, dan surat pernyataan kesanggupan mentaati ketentuan (statement letter). Calon delegasi juga diharapkan untuk mengisi informasi mengenai jadwal kedatangan (flight itinerary), hotel tempat menginap, special needs untuk foods restriction, kebutuhan ruang bilateral dan konfirmasi mengenai kesediaan menghadiri social program yang dilaksanakan. 

Challenges yang sempat muncul dalam sebagian event diantaranya delegasi tidak menerima email konfirmasi, kesulitan mengakses akun yang biasanya ditandai munculnya "warning" akun tidak aktif, dan portal tidak dapat diakses. Koordinasi lintas kementerian dilakukan untuk menanggulangi isu yang muncul. Kesulitan akses portal ditengarai karena pada momen tersebut otorisator informatika sedang menutup jalur akses dikarenakan ada serangan siber. Kendala teknis dalam registrasi dikomunikasikan melalui email secara intens untuk memandu penyelesaian permasalahan dalam penggunaan aplikasi (trouble shooting).       

Virtual links connection

Tahun 2022 diwarnai dengan dinamika naik turunnya angka persebaran virus Covid-19. Hal ini menjadi pemicu pertemuan digelar secara virtual. Delegasi tetap diwajibkan untuk melakukan registrasi kehadiran melalui portal sebagaimana dituangkan dalam logistics note. Pengaturan jumlah delegasi yang dapat menghadiri pertemuan juga telah ditentukan untuk kelancaran jalannya pertemuan. Masing-masing instansi seperti bank central dan Kementerian Keuangan, Uni Eropa, negara undangan dan organisasi internasional mendapat jatah dua koneksi. Delegasi akan mendapatkan link koneksi yang dikirimkan ke email terdaftar untuk bergabung ke dalam pertemuan. Tim registrasi akan melakukan verfikasi data ketika proses pendaftaran dan juga pada saat delegasi akan memasuki virtual room.  Ketentuan rapat virtual secara umum diatur sebagai berikut:

1. Delegasi/petugas IT dapat melakukan tes sound dan video sebelum pelaksanaan rapat (2 jam sebelum acara)
2. Delegasi/petugas IT dapat melakukan tes koneksi internet
3. Memastikan perangkat telah sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan
4. Join ke ruang rapat virtual sesuai dengan ketentuan penulisan username yaitu 

Head of Delegates:

For MoF and CB: “Country_MoF/CB_HoD_your name” 

For IOs: “IO_HoD_your name” 

Delegates

For MoF and CB: “Country_MoF/CB_your name”

For IOs: “IO_your name” 

Penyiapan akses masuk delegasi 

Filter akses diperlukan untuk mengatur siapa yang dapat masuk ke venue, ke ruang sidang utama menter, ruang sidang utama deputi dan viewing room. Aturan mainnya, satu negara maksimal dapat diwakili oleh empat delegasi, dua dari MoF dan dua lainnya dari Central Bank. Sementara untuk organisasi internasional hanya diperkenankan untuk diwakili oleh dua delegasi. 

Filter pertama adalah akses masuk venue. 

Delegasi yang telah terverifikasi registrasinya, akan mendapatkan dua dokumen yaitu surat akreditasi dan surat pernyataan kesanggupan. Dokumen ini dapat digunakan untuk pengurusan bisa kedatangan (visa on arrival) dalam hal delegasi menggunakan passport non diplomatik. Selain itu, dokumen tersebut dapat menjadi bukti untuk mendapatkan kartu akses masuk atau badge yang digunakan untuk masuk kedalam venue. Untuk level pertemuan menteri, kartu akses masuk menggunakan rfid yang akan ditap pada setiap pintu masuk venue dan juga ruang sidang. Sedangkan untuk pertemuan level working group, kami menyiapkan badge non rfid. 

Delegasi yang telah mendapatkan hasil negatif pada pemeriksaan antigen dapat memasuki venue. Sementara untuk delegasi yang belum melakukan swab atau hasil swab positif, akan ditolak ketika delegasi menempelkan (tapping) badge ke mesin rfid reader.

Filter akses masuk ruang sidang

Pembatasan peserta sidang, menuntut skenario pengaturan akses masuk delegasi ke ruang sidang. Skenario yang diterapkan pada event level menteri adalah penggunaan pin emas yang dipakai oleh setiap HoD. Sementara itu, untuk event level deputi, pin perak akan digunakan oleh deputi sebagai penanda kedudukannya dan akses masuk ke dalam ruang sidang deputi. Pendamping menteri maupun deputi dalam sidang dapat berganti-ganti. Untuk itu, kami menyiapkan kartu khusus yang dapat dipindahtangankan antar delegasi untuk mengakomodir adanya pergantian pendamping yang akan memasuki ruang sidang. 

Delegasi memerlukan badges sebagai penanda partisipasi dalam event g20 sekaligus akses masuk dalam venue. Informasi jumlah delegasi yang hadir menentukan jumlah badges yang akan dicetak.  

Pelaksanaan registrasi delegasi RI

Pengelolaan basis data delegasi untuk mendukung persiapan dan pelaksanaan agenda kegiatan G20

Portal aplikasi merangkum berbagai informasi yang dapat dimanfaatkan oleh rekan pokja lain untuk berbagai penyiapan. Data jumlah kehadiran, posisi jabatan delegasi, dan ruangan dan tempat duduk, penjemputan dan pemenuhan kebutuhan makanan. 

Diantara persyaratan yang harus dipenuhi oleh delegasi in-person adalah data identitas diri termasuk passport, hasil pemeriksanaan medis berupa hasil test negatif swab, dan surat pernyataan kesanggupan mentaati ketentuan (statement letter). Calon delegasi juga diharapkan untuk mengisi informasi mengenai jadwal kedatangan (flight itinerary), hotel tempat menginap, special needs untuk foods restriction, kebutuhan ruang bilateral dan konfirmasi mengenai kesediaan menghadiri social program yang dilaksanakan

Dibuang sayang

Fase Pengolahan data dan Pelaporan 

Pendistribusi badge & souvenir

Pengolahan data registrasi

Reporting data registrasi

Evaluasi performa aplikasi

• Penyiapan mekanisme registrasi
• Pengembangan portal aplikasi 
• Pendaftaran delegasi  
• Pendistribusian 

sistem (Delegate Accreditation Officer) DAO masih belum familiar diantara delegasi.

Kendala yang dihadapi diantaranya:

• kendala registrasi melalui portal registrasi
• kendala registrasi melalui portal registrasi mendominasi periode pendaftaran. Terdapat isu akun yang tidak aktif, penggunaan mekanisme Delegate Accreditation Officer (DAO) yang kurang efektif, rentang koordinasi yang cukup panjang,  

• pengisian flight itinerary yang belum update

Pagelaran G20 yang merupakan ajang temu pendapat antar negara dapat digelar dalam mode terbatas maupun terbuka. Beberapa hal perlu diwaspadai agar hal yang sifatnya credential tidak sampai menjadi konsumsi publik.   

Kapankah event akan digelar, dimana lokasinya, apa saja syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan akreditasi sebagai delegasi G20 menyiratkan apa saja yang perlu disiapkan oleh pokja registrasi.  

Terlihat aneh ketika ada suatu pagelaran acara namun pada ga datang. Pun demikian dengan pagelaran G20 yang notabene merupakan event akbar yang dihost oleh Indonesia pada tahun 2022. Pagelaran internasional yang melibatkan 20 negara anggota, negara undangan dan organisasi internasional tidak mungkin dihadiri apabila tidak ada yang melakukan registrasi. Registrasi menjadi pintu masuk delegasi untuk datang ke Indonesia dan mengikuti pagelaran G20 tahun 2022. 

Registrasi menjadi bertambah krusial dimana pada tahun 2022 ini, Covid-19 masih menjadi isu utama dalam penyelenggaraan event G20. Kekhawatiran penyebaran Covid-19 menjadi salah satu hal yang patut untuk diantisipasi. Calon delegasi perlu memenuhi persyaratan untuk dapat datang berkunjung ke Indonesia dimana aspek medis menjadi salah satu hal yang dipertimbangkan. Alhasil, diperlukan suatu desain sistem pendaftaran bagi delegasi untuk dapat dinyatakan layak datang dan menghadiri forum G20 Indonesia tahun 2022. 

Dinamika perkembangan Covid-19 menjadi salah satu challenging issue penyelenggaraan event G20.

Untuk memenuhi semua itu, pokja registrasi telah menyiapkan beberapa hal yang dapat dilihat pada fase pra pelaksanaan, pelaksanaan, dan pelaporan.